¿Cómo Hacer una Videoconferencia Efectiva y Profesional?
Contenidos
Para hacer videoconferencias o videollamadas sin interrupciones y que salgan perfectas debes tener en cuenta tres factores principales:
- Tus recursos tecnológicos
- Tu escenario, iluminación y audio
- Orden y comportamiento
Estos conceptos son implementados por profesionales que llevan años haciendo conferencias virtuales y realizando llamadas vía internet desde mucho antes que la pandemia.
Con base a lo aprendido en estos años, te explicaré cómo hacer una videoconferencia y videollamada efectivas.
Recursos tecnológicos para Videollamadas
Primero comencemos por los recursos tecnológicos. En este apartado entra tu Computadora, micrófono, internet y plataforma de comunicación.
Computadora actualizada y con suficientes recursos
Asegúrate de contar con una computadora que tenga la capacidad suficiente para soportar programas de comunicación virtual.
Estos son los recursos técnicos mínimos para no tener problemas en tus videoconferencias:
Micrófono y audífonos para captar buen audio
Para que la videollamada sea profesional te recomiendo que utilices un micrófono independiente al de la computadora.
En el mercado hay varias marcas que puedes conectar directamente vía USB.
Si no cuentas con micrófono profesional, una alternativa seria usar el manos libres de un teléfono celular.
También es recomendable usar audífonos que aíslen el ruido y te permitan escuchar claramente a tus interlocutores.
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Internet de buena calidad
Uno de los principales problemas en las videoconferencias es la capacidad del internet.
Antes de iniciar debes revisar la capacidad de carga de tu línea de internet. Si tu internet está por debajo de los 5 MB es probable que tu comunicación se vea interrumpida o se congele constantemente.
Aquí te dejo unos enlaces donde puedes mediar la capacidad de carga de tu internet.:
Nota: Para tener una mejor capacidad de internet, es mejor que estés conectado con cable de Ethernet.
Plataforma de videollamadas
Asegúrate de tener instalado en tu computadora una plataforma de comunicación estable, con variedad de recursos y eficiente.
Hay varias en el mercado como las más usadas: Zoom y Google Meet, el problema de estas plataformas es que suelen ser inestables y utilizan muchos recursos de la computadora.
En lo personal prefiero Zoho Meeting. Esta plataforma es muy segura, fácil de usar y ofrece conexión más estable, lo que evita que se trabe o se pierda la transmisión.
Escenario, iluminación y audio
Elige un buen escenario
Tener un espacio adecuado es muy importantes. Con un buen escenario puedes proyectar profesionalismo y tus compañeros podrán verte claramente.
Elige una pared vacía o blanca con algún cuadro o lo que prefieras. Evita escenarios demasiado saturados o que se vean desordenados.
Prueba tu cámara
Antes de comenzar verifica que tu cámara capta una buena imagen y te veas bien. Evita ponerte a contraluz o que no esté bien colocada la cámara.
Siéntate y asegúrate que el fondo y tú se encuentren en un ángulo que se vean bien.
Lo ejemplifico en la siguiente imagen:
Iluminación adecuada
Un factor que es clave para lucir bien ante la cámara es la iluminación. Una buena luz hace mucha diferencia.
Debes tener al menos un par de luces que te permitan iluminar bien el fondo y también tu rostro.
Si quieres saber como hacerlo de manera sencilla puedes ver el siguiente video:
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Elige ropa adecuada
No estar en la oficina o escuela no significa que puedes estar ante la cámara con lo primero que encuentres o en pijama. Sé profesional y da una buena impresión con tu atuendo.
No necesitas ser tan formal, pero arréglate, vístete y péinate como creas necesario para que todos puedan ver tu buena actitud.
Orden y comportamiento
Evita realizar más actividades
Al igual que en una reunión presencial, el trabajo o en una clase, solo debes prestar atención a lo que pasa ahí, en pantalla. Se debe ser profesional y mantener la postura para comprender lo que ocurre en la reunión virtual.
Por lo anterior evita hacer más cosas al momento de conectarte, ya que te distrae de lo principal, así como puedes llegar a distraer o molestar a los demás participantes con tus movimientos y/o sonidos.
Cuida tono y lenguaje
Muy importante es que siempre debes mantener la compostura, respeta y te respetarán. No interrumpas a tus compañeros si tienen la palabra, no ofendas sino estas de acuerdo con algún argumento, puedes hacerlo saber de una buena forma y así evitar conflictos.
Siempre ten cuidado con lo que dices o expresas, compórtate y muestra interés en todo momento de la conferencia.
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Sé preciso en tus preguntas y/o respuestas
Siempre debes tener en cuenta que este tipo de reuniones duran desde unos minutos hasta varias horas y puede que este tiempo no sea suficiente para expresar todas las opiniones de los involucrados.
Es por ello que si tienes alguna pregunta sé conciso para que obtengas la respuesta que necesitas de forma inmediata y así todos pueden participar y resolver sus dudas.
Por ejemplo, si eres el organizador, puedes establecer unos límites de tiempo en que cada persona puede hablar o un tiempo determinado para debatir y poder cubrir todos los temas que se tienen contemplados.
Reglas adicionales para hacer una videollamada:
- Permite que terminen de hablar antes de tomar la palabra, no interrumpas a los demás.
- Apaga tu micrófono si no es tu turno de hablar, así evitarás interferencias de ruido y distracciones.
- Presta atención únicamente a la reunión.
- Mantén la cámara encendida todo el tiempo para que puedan ver cuando es tu turno de hablar o que está prestando atención.
- No utilices tu celular durante la reunión.
- Establece un horario y límite de entrada a la reunión para evitar contratiempos y la reunión sea beneficiosa.
- No comer durante la conferencia ni estar acostado.
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